Które wydatki można ująć w kosztach?
Gdy prowadzisz własny biznes, musisz się liczyć z koniecznością ponoszenia różnych wydatków. Część z nich może zostać zakwalifikowana jako koszt podatkowy, ale nie wszystkie. Decydujące znaczenie ma charakter wydatku i jego cel. Czy wydatki o charakterze osobistym można uwzględnić w kosztach firmowych? Sprawdźmy!
Które wydatki mogą zostać uwzględnione w kosztach? Podatnik może uwzględnić w kosztach firmowych jedynie te wydatki, które spełniają wymogi określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Według tego przepisu:
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.
Oznacza to, że pierwszym i najważniejszym warunkiem jest poniesienie wydatku w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Drugim warunkiem jest to, że koszt nie może być wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodu (wymienionych w art. 23 ustawy). Ponadto podatnik musi być w stanie udowodnić związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym kosztem a uzyskanym z tego tytułu przychodem.
Należy więc do typowych kosztów podatkowych prowadzenia działalności m.in.:
- zakup towarów handlowych i materiałów,
- wypłata wynagrodzeń dla pracowników,
- opłaty bankowe za prowadzenie rachunku bankowego firmy,
- zakup paliwa do pojazdu firmowego,
- zakup materiałów biurowych na potrzeby firmy.
To nie jest pełna lista wydatków kwalifikowanych jako koszt uzyskania przychodu, ale jedynie przykłady.
Osobisty charakter wydatku
Aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli nie ma takiego związku, zazwyczaj nie można go uwzględnić jako kosztu i wpisać do ewidencji. Warto również podkreślić, że większość wydatków o charakterze osobistym, nawet jeśli mają pewien związek z działalnością, nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu. Przykłady najbardziej typowych wydatków dla przedsiębiorców to:
- zakup okularów korekcyjnych lub soczewek,
- kurs prawa jazdy,
- karnet na basen,
- karnet na siłownię,
- szczepionka,
- wizyta u stomatologa,
- ubezpieczenie na życie.
Należy również wspomnieć, że oprócz wymienionych rodzajów wydatków zdarzają się także bardziej abstrakcyjne przypadki, takie jak wydatki związane z przedszkolem lub koloniami dla dzieci przedsiębiorcy.
Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
Jeśli chodzi o wydatki na okulary, soczewki itp., przedsiębiorca nie może odliczyć ich wartości od osiągniętych przychodów z działalności. Takie stanowisko wynika m.in. z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 września 2020 roku, 0113-KDIPT2-1.4011.574.2020.2.MGR, w której stwierdzono, że:
„[…] zakup okularów korekcyjnych ma przede wszystkim na celu ochronę zdrowia. Wydatki związane ze stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą są uznawane za wydatki o charakterze osobistym. W przypadku wady wzroku lub jej pogłębiania, osoba fizyczna jest zobligowana do zakupu okularów korekcyjnych, niezależnie od prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego też głównym celem takich wydatków jest ochrona wzroku, a nie generowanie przychodów z działalności gospodarczej. Nawet jeśli przedsiębiorca zamierza używać zakupionych okularów wyłącznie w celach zawodowych […], to ich zakup wynika z konieczności związanej ze stanem zdrowia przedsiębiorcy, czyli wady wzroku, która wymaga korekcji. Dlatego jest to wydatek o charakterze osobistym, niezależny od prowadzenia działalności gospodarczej.”
„[…] poniesienie wskazanych we wniosku wydatków na aparat słuchowy, który jest konieczny w trakcie wykonywania zawodu i stanowi niezbędny element kompleksowego wykonania usługi będącej przedmiotem prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności i wydatek ten obiektywnie może w efekcie końcowym przełożyć się na uzyskanie dochodu, będzie stanowić koszt podatkowy”.
Jeśli chcesz dowiedzieć się szczegółowo co możesz „wrzucić w koszty” prowadząc swoją działalność – napisz lub zadzwoń do naszego biura rachunkowego. Nasza księgowa Koszalin odpowie na wszystkie nurtujące Cię pytania.